Comment instaurer la signature dans sa structure ?

La montée en puissance du télétravail et le besoin d’optimiser la productivité en vitesse, font de la signature électronique un élément essentiel de toutes les structures.

La dématérialisation est le maître mot de la transformation numérique ou digitale. Elle facilite la signature ou le traitement instantané des documents administratifs et commerciaux ainsi que leur sauvegarde ou archivage, quel que soit le lieu. Tous les secteurs sont impliqués. 

Le concept de la dématérialisation

Ce processus peut se faire par la digitalisation des fichiers, en tenant bien compte de la valeur juridique de celle-ci. La création de la signature et la sauvegarde ou l’archivage des fichiers contractuels se fait grâce à des applications et des coffres-forts électroniques. Pour en savoir davantage, il existe des solutions multiples de Workflow préconfigurées et de GED proposées par les professionnels du secteur.

Au moment de choisir la solution adaptée à vos besoins, veillez à l’hébergement des données, idéalement dans l’Hexagone. Pour un niveau de sécurité optimale, contrôlez les divers niveaux de signature électronique choisie, vérifiez les certifications de l’application, entre autres l’ETSI, L’eIDAS, l’ANSSI… et accordez une attention particulière à l’implémentation avec les outils déjà présents pour garantir la migration.

Le volet juridique

Tout changement en milieu professionnel implique une réforme juridique. Dans le cas échéant, la transition de l’écrit sur papier vers celui électronique est encadrée par l’article 1366 du code civil. Cet article confère le même caractère probant tant que l’identité du signataire est avérée. Cela est valable dans l’UE et sur le territoire Français, cf. décret 2017n-146 de sept. 2017.